Contact

Interní Whistleblowingová Směrnice

KK Group Cooling Czech s.r.o.

 

1. Účel Whistleblowingové Směrnice

Společnost KK Group Cooling Czech s.r.o. (dále jen „KK Group CZ“) podporuje otevřený dialog ve všech otázkách souvisejících s obchodními metodami KK Group CZ, souladu s vnitřními předpisy společnosti nebo otázkách, které jsou pokládány za nezákonné.

Účelem vnitřního oznamovacího systému KK Group CZ je dále zajistit bezpečné prostředí, ve kterém mají zaměstnanci KK Group CZ důvěru mluvit o nepřípustných jednáních bez obav z následků. Oznamovací systém má tedy přispět k tomu, aby byly závažné chyby a opomenutí odhaleny a v co největší míře jim bylo zabráněno.

Vnitřní oznamovací systém je doplňkem přímé a každodenní komunikace na pracovišti ohledně chyb, nevyhovujících podmínek apod.

Tato Whistleblowingová Směrnice byla přijata v souladu s českým zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“). Každé oznámení, které splňuje požadavky stanovené zákonem o ochraně oznamovatelů, se považuje za oznámení podané ve smyslu uvedeného zákona se všemi právními následky z toho vyplývajícími.

KK Group CZ se tímto zavazuje přijmout a posoudit i některá oznámení, která nesplňují požadavky zákona o ochraně oznamovatelů a nespadají do jeho působnosti, a to v rozsahu uvedeném v této Whistleblowingové Směrnici. V takových případech KK Group CZ přijme v reakci na oznámení příslušná opatření a bude dodržovat všechny interní postupy popsané v tomto dokumentu. KK Group CZ se zejména zavazuje zajistit, aby oznamovatel, ani žádná osoba, která s ním spolupracuje nebo je s ním spřízněna, nebyla vystavena žádným odvetným opatřením.

Upozorňujeme však, že taková oznámení, která nespadají do působnosti zákona o ochraně oznamovatelů, nejsou tímto zákonem upravena; nevztahuje se na ně proto právní ochrana ani postupy stanovené tímto zákonem, a to ani v případě, že se KK Group CZ rozhodla taková oznámení přijímat a posoudit podle této Whistleblowingové Směrnice.

Pokud si přejete nahlásit jakékoli porušení, které nespadá pod tuto Whistleblowingovou Směrnici, ale je upraveno skupinovou směrnicí, využijte skupinový oznamovací systém, který je přístupný prostřednictvím následujícího odkazu link.

 

2. Kdo může podat oznámení a jakým způsobem?

Oznámení se podávají elektronicky prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému KK Group CZ na webovém portálu Safe2Whistle nebo ústně kontaktováním příslušné osoby Jana Kaplanova, Senior Lead – People Business Partner na telefonním čísle +42 0735175952. Na základě žádosti podané příslušné osobě je možné učinit oznámení také osobně, a to do 14 dnů od podání takové žádosti.

Všichni zaměstnanci, včetně bývalých zaměstnanců, uchazeči o zaměstnání, stážisté či praktikanti a dobrovolní pracovníci jsou zahrnuti do vnitřního oznamovacího systému a mohou jeho prostřednictvím podávat oznámení.

Osoby, které nespadají do výše uvedeného rozsahu působnosti Whistleblowingové Směrnice, mohou podávat oznámení prostřednictvím skupinového oznamovacího systému, který se řídí skupinovou směrnicí, za předpokladu, že spadají do působnosti tohoto skupinového oznamovacího systému. Skupinový oznamovací systém je přístupný prostřednictvím následujícího odkazu: link. Upozorňujeme však, že oznámení podaná prostřednictvím skupinového oznamovacího systému nejsou považována za oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů.

3. Co oznamovat?


Vnitřní oznamovací systém je určen výhradně pro oznamování závažných porušení definovaných v § 2 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů a těch, které se KK Group CZ rozhodla přijmout nad rámec svých povinností. Skrze vnitřní oznamovací systém KK Group CZ tedy můžete podat oznámení týkající se:

  • činnosti porušující právní předpisy ve vymezených oblastech práva ČR a EU 
  • jiných závažných protiprávních jednání a jiných závažných skutečností 

Za porušení vymezených oblastí práva ČR a EU, se považuje porušení ve smyslu § 2 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně oznamovatelů. Můžete tedy podat oznámení týkající se porušení právních předpisů ČR a EU v oblasti:

  • finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
  • daně z příjmů právnických osob,
  • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  • ochrany spotřebitele,
  • souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
  • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  • ochrany životního prostředí,
  • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
  • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
  • hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
  • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
  • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
  • ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
  • fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
    ​

Závažná protiprávní jednání a jiné závažné skutečnosti, které mohou být předmětem oznámení:

  • Trestné činy, např. porušení povinnosti při správě cizího majetku, krádež, podvodné jednání, zpronevěra, podvod, úplatkářství apod.
  • Závažné přestupky, za které zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
  • Porušení zákona o ochraně oznamovatelů, Další závažné skutečnosti, které se KK Group CZ rozhodla umožnit oznamovat i nad rámec zákona o ochraně oznamovatelů:
  1. Závažná nebo opakovaná porušení českých právních předpisů, včetně např. předpisů týkajících se ochrany životního prostředí,
  2. Závažná nebo opakovaná porušení vnitřních předpisů, např. týkajících se pracovních cest, darů, finančního výkaznictví apod.,
  3. Závažné konflikty na pracovišti, např. ve formě sexuálního obtěžování nebo jiného závažného obtěžování.

​Vnitřní oznamovací systém obecně nelze používat k vyjádření nespokojenosti s výší mzdy, k hlášení drobných pochybení, jako je porušení pokynů týkajících se kouření, a méně závažných konfliktů a neshod na pracovišti. Místo toho vás KK Group CZ vyzývá, abyste takové případy hlásili v souladu s obecnými postupy  KK Group CZ.


4. Jak podat oznámení


Záleží na vás, zda podáte oznámení vlastním jménem, nebo anonymně. Pokud se však rozhodnete podat oznámení anonymně, mějte na paměti, že anonymní oznámení není považováno za oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a existuje také riziko, že vaše oznámení bude obtížnější vyšetřit.

Pokud zvolíte anonymitu, je důležité, abyste v oznámení nikde neuváděli své jméno. Zároveň byste si měli být vědomi toho, že z informací uvedených v oznámení může být vaše totožnost dovozena.

Níže uvedené informace budou zpravidla přínosné v souvislosti s dalším šetřením oznámené problematiky:

  • Popis daného problému, včetně data, místa a jména (jmen) zúčastněné osoby (osob),
  • Jakákoli dokumentace nebo důkazy týkající se porušení předpisů nebo jiné informace, které mohou pomoci při vyšetřování.

Nezapomeňte si uložit automaticky vygenerované heslo, které obdržíte při vyplňování oznámení, protože jej nelze znovu odeslat. Toto heslo budete potřebovat pro přístup ke svému oznámení a k příslušné zpětné vazbě.

 

5. Jak postupujeme při řešení oznámení 

Jak bylo uvedeno výše, oznámení lze podávat elektronicky prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému KK Group CZ na webovém portálu Safe2Whistle nebo ústně kontaktováním příslušné osoby Jana Kaplanova, Senior Lead – People Business Partner na telefonním čísle +42 0735175952.

Příslušná osoba (osoby) KK Group CZ přijímá všechna oznámení a nejprve odfiltruje ta oznámení, která nespadají do působnosti vnitřního oznamovacího systému, viz bod 3. Odfiltrovaná oznámení se zpracovávají běžnými komunikačními kanály. V tomto ohledu budete vyzváni, abyste své oznámení, které nespadá do působnosti této Whistleblowingové Směrnice, směřovali na kompetentní osobu, např. na svého přímého nadřízeného nebo jeho nadřízeného. Oznámení, která spadají do působnosti a účelu systému, bude zpracovávat a prošetřovat příslušná osoba (osoby).

Příslušná osoba (osoby) v KK Group CZ je (jsou) Jana Kaplanova, Senior Lead – People Business Partner.

Oznámení týkající se příslušné osoby (osob) KK Group CZ budou zpracovávána druhou příslušnou osobou, která není s ohledem na vyšetřování konkrétního případu diskvalifikována. Pokud se hlášení týká generálního ředitele KK Group CZ, příslušné osoby o tomto informují jednatele. Pokud to bude považováno za nezbytné, zapojí příslušné osoby do vyšetřování člena vedení, resp. generálního ředitele nebo jednatele v maximální možné míře. To však vždy za předpokladu zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele, která může být známa pouze příslušné osobě (osobám).

Nejpozději do 7 dnů po přijetí vašeho oznámení obdržíte potvrzení o jeho přijetí. Oznámení týkající se vyřízení vašeho oznámení obdržíte zpravidla nejpozději do 30 dnů od jeho podání. Pokud zpracování vašeho oznámení vyžaduje delší dobu než 30 dní, obdržíte informaci o důvodu, proč je nutná další doba šetření. V takových případech může být lhůta pro vyřízení vašeho oznámení prodloužena o dalších 30 dnů, což lze učinit nejvýše dvakrát. Maximální lhůta pro  vyřízení vašeho oznámení je tedy 90 dnů od jeho obdržení. Jako hlavní pravidlo platí, že v rámci platných právních předpisů, postupů a smluvních závazků budete o výsledku svého oznámení informováni.

Pokud jste podali oznámení prostřednictvím webového portálu pro oznamovatele, veškerá komunikace mezi vámi příslušnou osobou (osobami) bude probíhat prostřednictvím portálu. Je tedy důležité, abyste své oznámení sledovali na portálu, pokud chcete obdržet potvrzení o přijetí vašeho oznámení, důvod, proč vaše oznámení vyžaduje delší dobu zpracování a informaci o výsledku šetření vašeho oznámení.

V rámci šetření oznámení jsou všichni zaměstnanci KK Group CZ povinni poskytnout příslušné osobě (osobám) potřebnou součinnost. To může zahrnovat např. poskytnutí přístupu k příslušným dokumentům nebo podstoupení rozhovorů.

6. Ochrana oznamovatele

KK Group CZ netoleruje obtěžování, mstivé jednání, odplatu ani jiné typy sankcí vůči osobám, které v dobré víře podají oznámení, ani osobám, které s nimi spolupracovaly nebo jsou jim jinak blízké.

I v případě, že jste nepodali anonymní oznámení, vaše totožnost bude zachována v tajnosti a bude známa pouze příslušné osobě (osobám), pokud nedáte výslovný písemný souhlas s tím, že vaše totožnost může být sdělena jiné osobě. V některých případech však může být nezbytné v souladu s platnými právními předpisy sdělit informace o vaší totožnosti orgánům veřejné moci, například pokud je věc nahlášena policii. V takovém případě budete o uvedené skutečnosti vyrozuměni spolu s důvody, proč je nutné poskytnout informace o vaší totožnosti orgánům veřejné moci. K poskytnutí informace se budete moci vyjádřit.

Prostřednictvím oznamovacího systému nesmíte vědomě uvádět nepravdivé nebo zavádějící informace. Osoby, které podají oznámení ve zlé víře, nejsou touto Whistleblowingovou Směrnicí chráněny a mohou být vystaveny pracovněprávním sankcím, včetně možného propuštění. Podání oznámení bez oprávněného přesvědčení o jeho pravdivosti je rovněž přestupkem podle zákona o ochraně oznamovatelů, za který může být uložena pokuta do výše 50 000 Kč.

7. Zachování mlčenlivosti

Příslušná osoba (osoby) KK Group CZ, podléhá zvláštní povinnosti mlčenlivosti. Pokud se výslovně písemně nedohodnete na jiném postupu, je vaše totožnost jakožto oznamovatele (v případě neanonymních oznámení) známa pouze příslušné osobě (osobám), která ji nesmí sdělit nikomu jinému.

Každé osobě, která se podílí na vyšetřování oznámení a není příslušnou osobou, může být poskytnuta pouze anonymizovaná a zobecněná verze oznámení, z níž nelze odvodit vaši totožnost. Na takovou osobu se bude vztahovat stejná zvláštní povinnost mlčenlivosti, pokud jde o veškeré informace, které byly nebo jsou předmětem šetření oznámení přijatého prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému.

8. Vyrozumění oznamované osobě a dalším osobám

Pokud jsou informace o vaší osobě oznámeny způsobem uvedeným výše, a toto oznámení spadá do působnosti Whistleblowingové Směrnice KK Group CZ, zpravidla neobdržíte žádné informace ohledně zpracování vašich osobních údajů.

Naopak, pokud se na podané oznámení nevztahuje Whistleblowingová Směrnice KK Group CZ, budete v rámci platných právních předpisů informováni o zpracování vašich osobních údajů v souladu s pravidly nařízení o ochraně osobních údajů a jeho místními implementacemi nebo dalšími platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

9. Ochrana osobních údajů

Ve vztahu k osobním údajům osob v Evropské unii se na jakékoli zpracování osobních údajů v rámci vnitřního oznamovacího systému použije obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a jeho místní prováděcí předpisy.

*****

 

KK Group Cooling Czech s.r.o., se sídlem Na Statkách 638/3, Slavonín, 783 01 Olomouc, IČO: 086 39 183, je správcem osobních údajů pro účely správy oznamovacího systému.

Další informace týkající se zpracování osobních údajů naleznete v Zásadách ochrany osobních údajů link.

*****

V případě jakýchkoli dotazů ohledně této Whistleblowingové Směrnice nás prosím kontaktujte (e-mail: Whistleblowing_questions@kkgroup.com). Tato e-mailová adresa není určena k oznamování porušení.

Stížnost můžete podat také u českého Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud se necítíte bezpečně při využití vnitřního oznamovacího systému KK Group CZ nebo se z jiného důvodu cítíte bezpečněji při využití externího systému pro podávání oznámení, můžete podat oznámení prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti, přičemž toto oznámení lze podat prostřednictvím webového formuláře dostupného na webových stránkách ministerstva nebo telefonicky. Upozorňujeme však, že ministerstvu lze oznamovat POUZE porušení, která spadají do působnosti zákona o ochraně oznamovatelů, a taková oznámení nelze podávat anonymně

Whistleblowing Policy Poland

KK Group Poland Sp. Z o.o.

 

1. The object of the Whistleblowing Policy

KK Group Poland Sp. Z o.o. (the “Company”) wishes to encourage an open dialogue on all issues related to the Company and its affiliated companies (hereafter “KK Group”) business methods, compliance with the company’s policies or issues which are considered illegal. 

The purpose of Company’s Whistleblowing Policy is further to ensure a safe environment in which employees and other persons working within the Company have the confidence to report about reprehensible practices without fear of retaliation actions. Thus, the Whistleblowing Policy is intended to contribute to ensuring that serious errors and omissions are detected and to the widest extent possible prevented.    

The Whistleblowing Policy is a supplement to the direct and daily communication at the workplace regarding errors and unsatisfactory conditions, etc.

Internal reports are filed electronically through the whistleblower system via a web portal, Safe2Whistle, which may be accessed via the intranet or the internet. (https://report.whistleb.com/pl/kkwindsolutions)

 

2. Who can report and where? 

Internal reports may be made by persons referred to in Article 4, clauses 1 and 2 of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024 (Journal of Laws of 2024, item 928) (the “Law”), including employees of the Company, applicants for employment with the Company, persons providing services to the Company on a basis other than employment, members of the Company's bodies, or employees or associates of the Company's clients or contractors.

 

3. What to report

You may file a report to the Company’s whistleblowing system regarding areas specified in art. 3 item 1 of the Law, including:

  • corruption;
  • Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism;
  • environmental protection.

The whistleblower system cannot, in general, be used for expressing dissatisfaction with salary levels, minor violations such as violations of guidelines regarding smoking and less serious workplace conflicts and disagreements. Instead, the Company refers you to report such cases in accordance with the Company’s general polices.

 

4. How to report

If you file a report, the information listed below will generally be useful in connection with further investigation of the issue:

  • A description of the issue in question, including date, place, and the name(s) of the person(s) involved;
  • Any documentation or evidence concerning the violation or other information which may assist the investigation;

It is up to you whether you want to file the report disclosing your identity or anonymously. If you choose to report a case anonymously, please note that there is a risk that your report may be more difficult to investigate. Thus, it is important that you regularly follow your report on the whistleblower portal to see if the Company’s whistleblower unit has any follow-up questions to your report.

If you choose anonymity, it is important that you do not state your name anywhere in the report. 

 

5. How we handle the issue

As mentioned above, reports can be made electronically via a web portal, Safe2Whislte, which is accessible via the intranet or internet. While submitting a report processed in accordance with this Procedure, choose that the internal report concerns the Company, by indicating that the violation occurred at the Polish Company.

A whistleblower unit within KK Group receives all reports and passes them to the Company. 

The whistleblower unit at the Company consists of authorised member of the Company’s management board.  

Reports concerning a member of Company’s whistleblower unit will be processed by another member of management board of the Company. 

After the KK Group's Whistleblower Unit forwards the report to the Company, the Company's Whistleblower Unit performs an initial assessment of the report. In particular, it verifies whether the notification relates to a violation subject to consideration in accordance with this Procedure. If the preliminary assessment of your notification reveals that it is not subject to consideration in accordance with this Procedure, or the notification does not contain sufficient information to allow follow-up, the Company's Whistleblower Unit shall immediately inform you of the refusal to initiate the follow-up procedure, at the same time indicating the reasons for the refusal.

No later than 7 days after your report has been received in the whistleblowing system, you will receive a confirmation of the receipt of your report. You will receive a feedback no later than 3 months from receiving this confirmation.  You will not receive a confirmation of the receipt of your report and/or feedback if you did not provide a contact address upon submitting your report or did not create an account on the portal to track the report.

The Company’s Whistleblower Unit shall conduct follow up actions with due diligence, in order to properly process the internal report.

 

6. Protection of the whistleblower

The Company does not tolerate harassment, vengeful actions, retaliation or other types of sanctions against any person who in good faith files a report.

Even if you have not made an anonymous report, your identity will be kept confidential. Your personal data , allowing to establish your identity, are not subject to disclosure to unauthorized persons, except with your express consent.  

You may not knowingly report incorrect or misleading information through the whistleblower system. Persons who report in bad faith are not protected by this whistleblowing policy and the Law and may be subject to employment law sanctions, including possible dismissal.

 

7. Duty of confidentiality and personal data protection

The Company’s whistleblower unit is subject to a special duty of confidentiality. Further, any person who is involved in the investigations of a report will be subject to the same special duty of confidentiality in regard to any information that has or is subject of the investigation of the report received through the whistleblowing system.

The conduct of activities under the Whistleblowing Policy involves the processing of personal data. General information on the processing of personal data in connection with the conduct of activities under the Whistleblowing Policy is available below.

The data controller of the personal data (“Data”) processed in connection with the submission of a report under the Whistleblowing Policy is the Company (“Data controller”). For matters related to the Data, please contact the Data controller at the indicated address of its registered office, by email at: GDPR@kkgroup.com. The Data is processed for the purpose of verifying the report and following up on the report. The basis for the processing of the Data is Article 6(1)(c) of the GDPR (legal obligation) and in some cases Article 6(1)(f) of the GDPR (legitimate interest of the Data controller to conduct an internal investigation). In some cases, the basis for processing Data is Article 6(1)(a) GDPR, i.e. voluntary consent to process Data. In case of disclosing special categories of Data (e.g., concerning health), the legal basis for processing the Data is, depending on the circumstances, Article 9(2)(b) GDPR (processing necessary for the fulfillment of obligations and exercise of specific rights in the field of labor law, social security and social protection), Article 9(2)(f) GDPR (processing necessary to establish, assert or defend claims) or Article 9(2)(g) GDPR (processing necessary for reasons of important public interest). The Data controller may also, if necessary, process the Data to establish, assert or defend claims, which is a legitimate interest of the Data controller. The basis for the processing of Data is Article 6(1)(f) GDPR or Article 9(2)(f) GDPR. Provision of Data is voluntary. With regard to Data that is not obtained directly from the data subject - Data will be obtained from the whistleblower, the subject of the report, witnesses, as well as a result of investigative activities conducted by the Data controller. The Data will relate to matters related to the report and the violation referred to in the report. In particular, they may relate to acts and omissions, the time and place of acts and omissions, interactions with other persons, the manner and extent of use of service tools, including software and IT systems, interactions with other entities, including those external to the Data controller. Data may be transferred to entities that provide services to the Data controller, including IT service and solution providers, external advisors, auditors and/or experts, legal service providers (legal advisors), as well as entities belonging to the same capital group as the Data controller, if permitted under applicable law. Personal data that are not relevant to the processing of the report are not collected, and if accidentally collected, they are immediately deleted. The deletion of such personal data shall take place within 14 days after it is determined that it is not relevant to the case. Personal data processed in connection with the receiving of a report or follow-up actions and documents related to the report are retained by the Data controller for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of the proceedings initiated by those actions. The Data controller deletes the personal data and destroys the documents related to the report after the expiration of the retention period - this does not apply if the documents related to the report are part of the files of pre-trial proceedings or court or administrative court cases. Personal data and other information in the register of internal reports are retained for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of the proceedings initiated by these actions. As the Data controller processes the Data, data subjects have the following rights: to object to the processing of the Data, to request access to the Data, rectification, erasure or restriction of processing, and the right to data portability. The ability to exercise the above rights may depend on the basis for the processing of a given category of Data. In addition, to the extent that the Data controller processes Data on the basis of consent, the person whose Data is processed has the right to withdraw it at any time by contacting us in writing or via e-mail - contact details are indicated above. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing that took place before the withdrawal of consent. You also have the right to lodge a complaint to the supervisory authority (i.e. the President of the Office for Personal Data Protection). Data is not processed in a manner that is related to automated decision-making, including profiling. Data will not be transferred outside the European Economic Area.

 

*****

 

Please contact us (e-mail: MB_Whistleblowing_questions@kkgroup.com) if you have any questions about the Whistleblowing Policy. This e-mail address is not intended for reporting violations.

Nothing in this Policy shall prevent or preclude you from reporting set forth in the Policy to the relevant national public authorities and, where applicable, to the institutions, bodies and organizational units of the European Union, in accordance with the principles set forth in the Law and applicable provisions of EU law.

The Ombudsman (RPO) shall be the central authority competent to receive external reports of violations of the law in the areas specified in this Policy, preliminarily verify them and forward them to the public authorities competent for follow-up. Up-to-date information on how and how to make external reports can be found on the websites of relevant public bodies, including the Ombudsman.

You may make an external report without first making an internal report under the terms of the Policy. However, the Company encourages the use of internal reporting channels first, as the Company is committed to conducting business in an honest and ethical manner and in accordance with applicable laws, and in most cases the issue of violations can be effectively resolved internally