Vnútorný predpis o preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti (Whistleblowing)
KK Group Cooling Slovakia s.r.o. („Smernica”)
1. Predmet Smernice o oznamovaní protispoločenskej činnosti
Spoločnosť KK Group Cooling Slovakia s.r.o.(ďalej len „KK Group SK”) podporuje otvorený dialóg o všetkých otázkach týkajúcich sa jej podnikateľských postupov, dodržiavania interných predpisov a politík spoločnosti, ako aj o skutočnostiach, ktoré sú v rozpore s právnymi predpismi.
Účelom vnútorného systému preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti v KK Group SK je tiež vytvoriť bezpečné prostredie, v ktorom zamestnanci KK Group SK s dôverou oznámia protispoločenskú činnosť bez obavy z následkov. Z tohto dôvodu je systém preverovaní oznámení o protispoločenskej činnosti určený na to, aby prispieval k odhaľovaniu závažných pochybení a nedostatkov a k ich predchádzaniu v najširšom možnom rozsahu.
Systém preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti (ďalej len „Whistleblowing systém“) je doplnkom k priamej a každodennej komunikácii na pracovisku týkajúcej sa pochybení, nevyhovujúcich podmienok a pod.
Táto Smernica sa vydáva v súlade so zákonom č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon“), ktorý upravuje podmienky poskytovania ochrany osobám v pracovnoprávnom vzťahu alebo v inom obdobnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním protispoločenskej činnosti, ako aj v súlade s § 84 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
Predpis o oznamovaní protispoločenskej činnosti skupiny KK Group (ďalej len „Globálna smernica“) je k dispozícii (link).
Definície pojmov používaných v tejto Smernici sú uvedené v Prílohe č. 1 – POJMY.
2. 1.Kto môže podať Oznámenie a kde ho možno podať
Interní zamestnanci, externí pracovníci a dočasne pridelení zamestnanci ku spoločnosti KK Group SK, t. j. Oznamovatelia v zmysle Zákona, sú zahrnutí do whistleblowing systému a môžu prostredníctvom tohto systému podať Oznámenie; zároveň môžu byť Oznámenia nimi podané predmetom preverovania podľa tejto Smernice.
Oznámenia sa podávajú elektronicky prostredníctvom whistleblowing systému cez webový portál Safe2Whistle (ďalej len „Portál”), ktorý je prístupný prostredníctvom intranetu alebo internetu. Portál je dostupný 24/7 a je prístupný z akéhokoľvek webového prehliadača a z akéhokoľvek zariadenia (počítač, mobilné zariadenie, tablet).
Oznámenie možno podať aj prostredníctvom Úradu na ochranu oznamovateľov (prípadne jeho právneho nástupcu) alebo iného orgánu príslušnému na prijatie Oznámenia, , najmä:
- a) prokuratúra,
- b) správny orgán príslušný na konanie o správnom delikte, ktorý je Závažnou protispoločenskou činnosťou,
- c) príslušný orgán alebo inštitúcia Európskej únie.
3. Čo možno oznámiť
Whistleblowing systém je určený výlučne na oznamovanie závažných porušení. Z tohto dôvodu môžete cez whistleblowing systém spoločnosti KK Group SK podať Oznámenie týkajúce sa
- Protispoločenskej činnosti
- Závažnej protispoločenskej činnosti
Ak potrebujete oznámiť porušenia, ktoré nespadajú do pôsobnosti tejto Smernice, avšak sú upravené Globálnou smernicou, použite, prosím, globálny whistleblowing systém.
Whistleblowing systém spravidla nemožno využívať na vyjadrenie nespokojnosti s výškou mzdy, na oznamovanie menej závažných porušení, ako sú napríklad porušenia interných usmernení týkajúcich sa fajčenia, ani na riešenie menej závažných konfliktov a nezhôd na pracovisku. Namiesto toho Vám KK Group SK v takýchto prípadoch odporúča, aby ste postupovali v súlade s internými postupmi a predpismi KK Group SK.
4. Ako podať Oznámenie
Oznámenie má obsahovať informácie o Protispoločenskej činnosti, o ktorej ste sa dozvedeli v súvislosti s výkonom svojej práce a o ktorej sa v dobrej viere domnievate, že ohrozuje verejný záujem alebo riadenie či dobré meno KK Group SK.
Oznámenie musí byť čitateľné, zrozumiteľné a musí z neho byť jednoznačné, akej Protispoločenskej činnosti sa týka.
Na účely umožnenia dôkladného preverenia Oznámenia by ste mali v Oznámení v rozsahu, v akom je to možné, uviesť najmä tieto informácie:
a) podrobný opis skutku so všetkými známymi podstatnými skutočnosťami (čo sa stalo, kde a kedy sa to stalo, aké konanie viedlo k podozreniu, koho sa podozrenie týka a pod.);
b) informáciu o tom, ako ste získali informácie, ktoré sú predmetom Oznámenia;
c) či existujú svedkovia alebo iné zúčastnené osoby (uveďte a identifikujte ich);
d) či máte k dispozícii podporné dokumenty alebo iné dôkazy (ktoré možno predložiť);
e) či ste o tejto záležitosti už s niekým hovorili a ak áno, s kým;
f) vašu totožnosť a kontaktné údaje.
Prostredníctvom whistleblowing systému nesmiete vedome oznamovať nepravdivé alebo zavádzajúce informácie. Osoby, ktoré podajú Oznámenie v zlej viere, nie sú chránené touto Smernicou a môžu voči nim byť uplatnené disciplinárne opatrenia, vrátane možnej výpovede a môže byť voči nim zahájené aj občianskoprávne alebo trestné konanie.
Je na vašom rozhodnutí, či Oznámenie podáte pod vlastným menom alebo anonymne. Ak sa rozhodnete podať Oznámenie anonymne, berte, prosím, na vedomie, že v takom prípade môže byť preverenie sťažené. Z tohto dôvodu je dôležité, aby ste pravidelne sledovali vaše Oznámenie na Portáli a overovali, či má Zodpovedná osoba k vášmu Oznámeniu doplňujúce otázky. Nezabudnite si uložiť automaticky vygenerované heslo, ktoré obdržíte pri podaní Oznámenia, keďže ho nie je možné opätovne zaslať. Toto heslo budete potrebovať na prístup k Oznámeniu a k prípadnej spätnej väzbe.
Ak sa rozhodnete pre anonymné podanie Oznámenia, je dôležité, aby ste v Oznámení nikde neuvádzali svoje meno. Zároveň si uvedomte, že vaša totožnosť môže byť nepriamo odvodená z informácií, ktoré v Oznámení uvediete.
5. Ako pristupujeme k riešeniu
Ako je uvedené vyššie, Oznámenia je možné do whistleblowing systému podávať elektronicky cez webový portál Safe2Whistle, ktorý je prístupný prostredníctvom intranetu alebo internetu.
Oznámenie spracuje Zodpovedná osoba. Zodpovedná osoba v KK Group SK prijíma všetky Oznámenia a na základe obsahu a ďalších náležitostí posúdi, či ide o Oznámenie Protispoločenskej činnosti, Oznámenie Závažnej protispoločenskej činnosti alebo iné oznámenie a rozhodne o ďalšom postupe.
Zodpovedná osoba zároveň oddelí oznámenia, ktoré nespadajú do pôsobnosti whistleblowing systému (pozri článok 3). Oznámenia, ktoré nespadajú do pôsobnosti systému podľa Smernice, sa riešia prostredníctvom bežných komunikačných kanálov. V tejto súvislosti budete vyzvaní, aby ste oznámenie, ktoré nespadá do pôsobnosti tejto Smernice, adresovali príslušnej osobe, napríklad svojmu priamemu nadriadenému alebo nadriadenému vášho nadriadeného. Oznámenia, ktoré spadajú do pôsobnosti a účelu whistleblowing systému, preveruje Zodpovedná osoba.
V prípade potreby sa na preverovaní Oznámenia môže podieľať whistleblowing útvar v rámci KK Group ako poradca Zodpovednej osoby (ďalej len „Poradca“). Zodpovedná osoba a Poradca pri uplatňovaní tejto Smernice vždy postupujú v súlade so zásadami dôvery, nestrannosti a ochrany.
Oznámenie nesmie preverovať osoba:
a) proti ktorej Oznámenie smeruje (ďalej len „Dotknutá osoba“) alebo osoba v jej riadiacej pôsobnosti,
b) ktorá sa podieľala na činnosti, ktorá je predmetom Oznámenia,
c) u ktorej možno odôvodnene pochybovať o jej nestrannosti z dôvodu jej vzťahu k Oznamovateľovi alebo k predmetu Oznámenia.
Ak Zodpovedná osoba nemôže Oznámenie preverovať z dôvodov uvedených v predchádzajúcom odseku, práva a povinnosti Zodpovednej osoby prechádzajú na jedného z konateľov KK Group SK.
Zodpovedná osoba je povinná bezodkladne zaevidovať každé Oznámenie v evidencii Oznámení, ktorá sa vedie oddelene od evidencie ostatných podaní. Evidencia Oznámení sa vedie v písomnej forme a je prístupná výlučne Zodpovednej osobe. Zodpovedná osoba je povinná zabezpečiť jej ochranu pred stratou, zničením, poškodením, zneužitím alebo iným neoprávneným disponovaním a zároveň zabezpečiť, aby k nej nemali prístup neoprávnené osoby.
Údaje o Oznámeniach sa uchovávajú po dobu 3 rokov odo dňa doručenia Oznámenia v tomto rozsahu:
a) dátum doručenia Oznámenia;
b) meno, priezvisko a pobyt Oznamovateľa, ak nejde o anonymné Oznámenie;
c) predmet Oznámenia;
d) výsledok preverenia Oznámenia;
e) dátum ukončenia preverenia Oznámenia.
Najneskôr do 7 dní odo dňa prijatia Oznámenia do whistleblowing systému vám bude potvrdené prijatie Oznámenia.
Oznámenie o ukončení preverenia Oznámenia, o výsledku preverenia Oznámenia a o prijatých opatrení, ak boli nejaké prijaté na základe preverenia oznámenia, vám bude doručené najneskôr do 90 dní odo dňa potvrdenia prijatia Oznámenia alebo ak sa prijatie Oznámenia nepotvrdilo, najneskôr do 90 dní od uplynutia lehoty 7 dní odo dňa prijatia Oznámenia.
Všetky organizačné útvary a všetci zamestnanci KK Group SK sú na žiadosť Zodpovednej osoby povinní poskytnúť jej súčinnosť pri preverení Oznámenia, pri prerokovaní výsledkov preverenia Oznámenia a pri vyhotovovaní zápisnice o preverení Oznámenia.
Prizvaný zamestnanec alebo externý poradca je povinný zachovať mlčanlivosť ohľadom vašej totožnosti a tiež totožnosti Dotknutej osoby, ako aj obsahu Oznámenia.
Spoločnosť KK Group SK je povinná zabezpečiť, aby žiadna z úloh alebo povinností Zodpovednej osoby neviedla ku konfliktu záujmov. KK Group SK poskytne Zodpovednej osobe potrebnú súčinnosť pri výkone jej úloh; najmä jej poskytne primerané prostriedky nevyhnutné na výkon týchto úloh, ako aj prístup k osobným údajom a dokumentom. Spoločnosť KK Group SK zároveň zabezpečí priebežné udržiavanie odbornej spôsobilosti Zodpovednej osoby, a je preto povinná jej okrem iného zabezpečiť školenia a vzdelávanie na nadobudnutie a udržiavanie vedomostí a zručností potrebných na efektívny výkon jej činností v súlade so Zákonom.
Zodpovedná osoba preverujúca Oznámenie je oprávnená:
a) vstupovať do priestorov, zariadení, vozidiel a na pozemky vo vlastníctve alebo v užívaní KK Group SK;
b) požadovať predloženie originálov dokumentov, záznamov údajov na pamäťových médiách, ich výpisov, vyjadrení a iných informácií potrebných na preverovanie Oznámenia a na zabezpečenie dôkazov o možnej Protispoločenskej činnosti;
c) vyhotovovať kópie originálov dokumentov, záznamov údajov na pamäťových médiách, ich výpisov, vyjadrení a iných informácií potrebných na preverovanie Oznámenia a na zabezpečenie dôkazov o možnej Protispoločenskej činnosti a disponovať nimi;
d) požadovať od Dotknutej osoby a od KK Group SK súčinnosť potrebnú na preverenie Oznámenia;
e) navrhovať primerané nápravné opatrenia alebo iné opatrenia na základe výsledkov preverenia Oznámenia s cieľom zabrániť opakovaniu zistených nezrovnalostí, ak existujú, alebo požadovať ich prijatie štatutárnym orgánom KK Group SK;
f) overovať, či boli na základe výsledkov preverenia Oznámenia prijaté primerané nápravné opatrenia alebo iné opatrenia.
Spravidla vám budú v medziach platných právnych predpisov, zavedených postupov a zmluvných záväzkov poskytnuté informácie o výsledku vášho Oznámenia.
Všetka komunikácia medzi vami a Zodpovednou osobou prebieha prostredníctvom Portálu. Z tohto dôvodu je dôležité, aby ste svoje Oznámenie na Portáli pravidelne sledovali, ak chcete získať potvrdenie o prijatí Oznámenia a oznámenie o výsledku preverenia Oznámenia.
Na základe výsledku preverenia oznámenej veci sa rozhodne o dôsledkoch oznámených skutočností. Ak výsledok preverovania preukáže, že došlo k nezrovnalosti, informácie budú postúpené príslušnému oddeleniu alebo iným spoločnostiam skupiny KK Group na ďalšie spracovanie a prijatie primeraných nápravných alebo iných opatrení.
Ak je výsledkom preverenia Oznámenia postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku (zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok) alebo podľa osobitných predpisov, Zodpovedná osoba vás o tejto skutočnosti vopred informuje; to neplatí, ak by informovaním mohlo byť zmarené prešetrenie Oznámenia. Zodpovedná osoba je povinná vyžiadať si výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a informovať vás o ňom do desiatich dní odo dňa jeho doručenia.
Zodpovedná osoba pristúpi k vybaveniu Oznámenia, ak sa stalo bezpredmetným alebo ak sa tvrdenia v ňom uvedené ukážu ako nepravdivé, neopodstatnené, zjavne nepodstatné alebo neobsahujú žiadne významné nové informácie vo vzťahu k Oznámeniu, ktoré už bolo vybavené.
Vy, ako aj Dotknuté osoby, budete o ukončení preverenia a o dôvodoch tohto rozhodnutia informovaní písomne bez zbytočného odkladu.
6. Ochrana Oznamovateľa a Odvetné opatrenia
Odvetné opatrenia, obťažovanie, pomstychtivé konania alebo iné formy sankcií voči akejkoľvek osobe, ktorá v dobrej viere podá Oznámenie, sú zakázané.
Nikto nesmie byť vystavený diskriminácii, disciplinárnemu opatreniu, strate zamestnania ani inej sankcii z dôvodu podania Oznámenia o Protispoločenskej činnosti v dobrej viere alebo z dôvodu odmietnutia účasti na Protispoločenskej činnosti. To neplatí, ak ste sa podieľali na oznámenej Protispoločenskej činnosti a porušení súvisiacich pravidiel a predpisov.
Ak KK Group SK poruší zásadu rovnakého zaobchádzania v súvislosti s vaším Oznámením, môžete sa podľa zákona č. 365/2004 Z. z. o rovnakom zaobchádzaní v niektorých oblastiach a o ochrane pred diskrimináciou (antidiskriminačný zákon) v znení neskorších predpisov domáhať aj neplatnosti právneho úkonu, ktorého účinnosť bola na základe Zákona pozastavená.
Ak sa domnievate, že k skončeniu pracovnoprávneho vzťahu alebo k zmene pracovného zaradenia dochádza ako k Odvetnému opatreniu, máte právo oznámiť podozrenie na Odvetné opatrenie Zodpovednej osobe ešte predtým, ako k takémuto Odvetnému opatreniu dôjde.
Zodpovedná osoba je povinná preveriť oznámenie, ktorým namietate uplatnenie Odvetného opatrenia voči vám. Voči osobe, ktorá uplatnila Odvetné opatrenie, sa uložia primerané sankcie v súlade so Zákonom.
Ak ste podali Oznámenie o Závažnej protispoločenskej činnosti orgánu činnému v trestnom konaní alebo správnemu orgánu, môžete požiadať o poskytnutie preventívnej ochrany podľa § 3 a 4 Zákona v súvislosti s trestným konaním alebo podľa § 5 a 6 Zákona v súvislosti so správnym konaním (status Chráneného oznamovateľa).
Ustanovenia predchádzajúcich odsekov sa primerane vzťahujú aj na blízku osobu Oznamovateľa, Zodpovednú osobu a ďalších zamestnancov, ktorí spolupracujú na preverovaní Oznámenia.
Aj keď Oznámenie nebolo podané anonymne, vaša totožnosť bude v maximálnom možnom rozsahu chránená, so zreteľom na potrebu KK Group SK vykonať dôkladné preverenie Oznámenia. V niektorých prípadoch však môže byť nevyhnutné sprístupniť informácie o vašej totožnosti; v takom prípade sa vyžaduje váš predchádzajúci písomný súhlas.
Tým nie je dotknutá povinnosť poskytnúť informácie o vašej totožnosti a o totožnosti Dotknutej osobe na účely trestného konania alebo konania o správnom delikte podľa osobitných predpisov, napríklad podľa zákona č. 372/1990 Zb. o priestupkoch alebo zákona č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe, napríklad ak je vec oznámená polícii. V takom prípade budete o tejto skutočnosti vopred informovaní.
Prostredníctvom whistleblowing systému nesmiete vedome oznamovať nepravdivé alebo zavádzajúce informácie. Osoby, ktoré podajú Oznámenie v zlej viere, nie sú chránené touto Smernicou a môžu voči nim byť uplatnené pracovnoprávne sankcie, vrátane možnej výpovede.
7. Povinnosť mlčanlivosti
Zodpovedná osoba KK Group SK podlieha osobitnej povinnosti mlčanlivosti. Rovnakej osobitnej povinnosti mlčanlivosti podlieha aj každá ďalšia osoba, najmä zamestnanci KK Group SK a spolupracujúce osoby, ktoré sa podieľajú na preverení Oznámenia, a to vo vzťahu ku všetkým informáciám, ktoré sú alebo boli predmetom preverenia Oznámenia prijatého prostredníctvom whistleblowing systému.
Zodpovedná osoba, zamestnanci KK Group SK a spolupracujúce osoby sú povinní zachovať mlčanlivosť o vašej totožnosti, o totožnosti Dotknutej osoby, ako aj o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedeli v súvislosti s prijatím Oznámenia a s preverením Oznámenia. Zodpovedná osoba vás vždy kontaktuje prostredníctvom Portálu takým spôsobom, aby nedošlo k odhaleniu vašej totožnosti.
Povinnosť mlčanlivosti ohľadom vašej totožnosti naďalej trvá aj po ukončení interného preverenia alebo preverovania orgánmi činnými v trestnom konaní, a to aj v prípade, ak sa podozrenie z Protispoločenskej činnosti nepotvrdilo, ako aj po skončení vášho pracovnoprávneho vzťahu.
8. Informovanie oznámenej osoby a ostatných osôb
Ak sú o vás prostredníctvom whistleblowing Portálu oznámené informácie a Oznámenie spadá do whistleblowing systému spoločnosti KK Group SK, spravidla vám nebudú poskytnuté žiadne informácie o spracúvaní vašich osobných údajov.
Ak však oznámenie nespadá do whistleblowing systému spoločnosti KK Group SK, budete v rozsahu uplatniteľných právnych predpisov informovaní o spracúvaní vašich osobných údajov v súlade s pravidlami Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov a jeho vnútroštátnych vykonávacích predpisov a/alebo iných uplatniteľných právnych predpisov na ochranu osobných údajov.
9. Ochrana osobných údajov
Na spracúvanie osobných údajov osôb nachádzajúcich sa v Európskej únii, ktoré sú spracúvané vo whistleblowing systéme a ktoré boli získané v priebehu preverenia Oznámenia, sa vzťahuje Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov a lokálne predpisy.
Prevádzkovateľom osobných údajov na účely správy whistleblowing systému je spoločnosť KK Group Cooling Slovakia s.r.o., so sídlom Malinovského 1275/113, 916 21 Čachtice, Slovenská republika, IČO: 35 873 841.
Ďalšie informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov sú uvedené v dokumente Zásady ochrany osobných údajov (link).
10. Povinnosti KK Group SK prijať opatrenia proti mareniu oznamovania
Spoločnosť KK Group SK je povinná prijať opatrenia proti bráneniu v oznamovaní protispoločenskej činnosti; takéto bránenie sa môže v KK Group SK považovať za porušenie pracovnej disciplíny.
Upozorňujeme, že osoba, ktorá sa pokúsi zabrániť alebo bráni urobeniu alebo zverejneniu Oznámenia, sa dopúšťa priestupku podľa § 18 ods. 1 písm. c) Zákona, za ktorý možno uložiť pokutu vo výške 6 000 EUR.
11. Účinnosť
Táto Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov KK Group SK.
Elektronická verzia tejto Smernice je v plnom rozsahu dostupná na webovej stránke KK Group SK a jej listinná verzia je v plnom rozsahu sprístupnená vyvesením v priestoroch KK Group SK.
*****
V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa tejto Smernice nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese: Whistleblowing_questions@kkgroup.com. Táto e-mailová adresa nie je určená na hlásenie porušení.
Príloha č.1 - POJMY
a) Oznamovateľ - fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí Oznámenie orgánu príslušnému na prijatie Oznámenia alebo KK Group SK; za Oznamovateľa sa považuje aj fyzická osoba, ktorá v dobrej viere:
- urobí Oznámenie a jej pracovnoprávny vzťah alebo iný obdobný vzťah sa skončil, ak sa dozvedela informácie o protispoločenskej činnosti počas trvania tohto pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu;
- urobí Oznámenie a jej pracovnoprávny vzťah alebo iný obdobný vzťah ešte nevznikol, ak sa dozvedela informácie o protispoločenskej činnosti počas výberového konania alebo v rámci predzmluvných vzťahov;
- urobila Oznámenie anonymne a jej totožnosť bola odhalená;
- zverejnila informácie o protispoločenskej činnosti, ktoré sa dozvedela počas výberového konania alebo v rámci predzmluvných vzťahov a jej pracovnoprávny vzťah alebo iný obdobný vzťah ešte nevznikol alebo počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu alebo po skončení pracovnoprávneho alebo iného obdobného vzťahu z dôvodov uvedených v § 2 písm.
a) bode 4 Zákona.
b) Chránený oznamovateľ – osoba, ktorá podala Kvalifikované oznámenie podľa Zákona a ktorej prokurátor alebo orgán príslušný na konanie o správnom delikte doručil písomné potvrdenie o poskytnutí ochrany;
c) Oznámenie – uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s iným obdobným vzťahom a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti;
d) Kvalifikované oznámenie – Oznámenie, ktoré môže prispieť alebo prispelo k objasneniu Závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa;
e) Protispoločenská činnosť –trestná činnosť alebo iná protispoločenská činnosť v zmysle § 3 písm. b) a c) zákona č. 583/2008 Z. z. o prevencii kriminality a inej protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov, t. j. konanie, ktoré je trestným činom, priestupkom alebo iným správnym deliktom, ako aj konanie, ktoré nie je priestupkom alebo iným správnym deliktom, ale pôsobí negatívne na spoločnosť;
f) Závažná protispoločenská činnosť
1. trestný čin ustanovený v zákone č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon (ďalej len „Trestný zákon“), a to:ohrozovanie zdravia závadnými potravinami a inými predmetmi podľa § 168, ohrozovanie zdravia nepovolenými liekmi, liečivami a zdravotníckymi pomôckami podľa § 170, falšovanie liekov a zdravotníckych pomôcok podľa § 170b, neposkytnutie pomoci podľa § 177, krádež podľa § 212, sprenevera podľa § 213, neoprávnené používanie cudzieho motorového vozidla podľa § 217, podvod podľa § 221, neoprávnené obohatenie podľa § 226, legalizácia výnosu z trestnej činnosti podľa § 233a, porušenie povinnosti pri správe cudzieho majetku podľa § 237 a § 238, poškodzovanie veriteľa podľa § 239, zvýhodňovanie veriteľa podľa § 240, marenie konkurzného alebo vyrovnacieho konania podľa § 243, marenie výkonu exekučného konania podľa § 243a, neoprávnený prístup do počítačového systému podľa § 247, výroba a držba prístupového zariadenia, hesla do počítačového systému alebo iných údajov podľa § 247d, neoprávnené zamestnávanie podľa § 251a, neoprávnené obchodovanie s devízovými hodnotami a poskytovanie devízových služieb podľa § 252, neoprávnená výroba liehu, tabaku a tabakových výrobkov podľa § 253, porušenie predpisov o obehu tovaru v styku s cudzinou podľa § 254, poškodzovanie finančných záujmov Európskej únie podľa § 261, § 262 a § 263, machinácie pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa § 266, § 267 a § 268, uvádzanie falšovaných, pozmenených a neoprávnene vyrobených peňazí a cenných papierov podľa § 271, marenie správy daní podľa § 278a, porušovanie autorského práva podľa § 283, neoprávnená stavba podľa § 299a, neoprávnené nakladanie s odpadmi podľa § 302, porušovanie ochrany rastlín a živočíchov podľa § 305, zneužívanie právomoci verejného činiteľa podľa § 326, ohýbanie práva podľa § 326a, marenie úlohy verejného činiteľa podľa § 327 a § 327a, prijímanie úplatku podľa § 328, § 329 a § 330, podplácanie podľa § 332, § 333 a § 334, nepriama korupcia podľa § 336, volebná korupcia podľa § 336a, športová korupcia podľa § 336b, prijatie a poskytnutie neoprávnenej výhody podľa § 336d, marenie výkonu úradného rozhodnutia podľa § 348, falšovanie a vyhotovovanie nepravdivej zdravotnej dokumentácie podľa § 352a, neoprávnené nakladanie s osobnými údajmi podľa § 374 alebo porušenie reštriktívnych opatrení podľa § 417a až § 417d Trestného zákona;
2.trestný čin, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou dva roky;
3. správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou určenou výpočtom;
4. správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 30 000 EUR.
g) KK Group – skupina spoločností KK, ktorej materskou spoločnosťou je:
KK Group Holding A/S, akciová spoločnosť založená a existujúca podľa práva Dánskeho kráľovstva, so sídlom na adrese Bøgildvej 3, 7430 Ikast, Denmark, zapísaná v Obchodnom registri The Danish Business Authority, pod číslom: 25746716; ako aj jej dcérske, materské alebo sesterské spoločnosti;
h) Zodpovedná osoba – osoba, ktorá plní úlohy uložené KK Group SK podľa Zákona, a to v súlade s § 10 ods. 5 až 8 a § 11 ods. 1 Zákona. Zodpovednou osobou je zamestnanec KK Group SK pracujúci na pracovnej pozícii Senior Manager – People Business Partner, ktorý má potrebnú odbornú spôsobilosť na výkon úloh podľa Zákona. Zodpovedná osoba nesmie byť postihovaná za výkon svojich úloh. KK Group SK je povinná umožniť Zodpovednej osobe vykonávať jej úlohy nezávisle; Zodpovedná osoba je viazaná výlučne pokynmi štatutárneho orgánu KK Group SK.
i) Odvetné opatrenie – konanie alebo opomenutie konania v súvislosti s pracovnoprávnym alebo iným obdobným vzťahom Oznamovateľa vyvolané podaním Oznámenia alebo zverejnením informácií o Protispoločenskej činnosti a ktoré spôsobilo alebo môže spôsobiť neopodstatnenú ujmu Oznamovateľovi alebo: (a) blízkej osobe Oznamovateľa, (b) fyzickej osobe – podnikateľovi alebo právnickej osobe, ktorú Oznamovateľ ovláda, v ktorej má účasť, v ktorej vykonáva funkciu člena orgánu právnickej osoby, alebo pre ktorú vykonáva pracovnú činnosť, (c) fyzickej osobe – podnikateľovi alebo právnickej osobe, ktorá ovláda právnickú osobu, v ktorej má Oznamovateľ účasť alebo v ktorej vykonáva funkciu člena orgánu právnickej osoby, (d) osobe, ktorá Oznamovateľovi poskytla pomoc v súvislosti s Oznámením, a (e) Zodpovednej osobe alebo osobe podieľajúcej sa na plnení úloh Zodpovednej osoby; odvetným opatrením podľa predchádzajúcej vety je najmä:
1. výpoveď alebo okamžité skončenie pracovného pomeru,
2. skončenie v skúšobnej dobe alebo nepredĺženie pracovného pomeru na dobu neurčitú,
3. odvolanie, preradenie na nižšiu pozíciu alebo odmietnutie povýšenia,
4. zmena pracovných povinností, miesta výkonu práce alebo zmena pracovného času,
5. zníženie mzdy, nepriznanie odmeny alebo osobného príplatku,
6. neposkytnutie odbornej prípravy,
7. disciplinárne opatrenie,
8. nátlak, zastrašovanie alebo obťažovanie,
9. poškodzovanie dobrej povesti,
10. odstúpenie od zmluvy o dodávke tovarov a služieb,
11. zrušenie licencie alebo povolenia.
Whistleblowing Policy Poland
KK Group Poland Sp. Z o.o.
1. The object of the Whistleblowing Policy
KK Group Poland Sp. Z o.o. (the “Company”) wishes to encourage an open dialogue on all issues related to the Company and its affiliated companies (hereafter “KK Group”) business methods, compliance with the company’s policies or issues which are considered illegal.
The purpose of Company’s Whistleblowing Policy is further to ensure a safe environment in which employees and other persons working within the Company have the confidence to report about reprehensible practices without fear of retaliation actions. Thus, the Whistleblowing Policy is intended to contribute to ensuring that serious errors and omissions are detected and to the widest extent possible prevented.
The Whistleblowing Policy is a supplement to the direct and daily communication at the workplace regarding errors and unsatisfactory conditions, etc.
Internal reports are filed electronically through the whistleblower system via a web portal, Safe2Whistle, which may be accessed via the intranet or the internet. (https://report.whistleb.com/pl/kkwindsolutions)
2. Who can report and where?
Internal reports may be made by persons referred to in Article 4, clauses 1 and 2 of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024 (Journal of Laws of 2024, item 928) (the “Law”), including employees of the Company, applicants for employment with the Company, persons providing services to the Company on a basis other than employment, members of the Company's bodies, or employees or associates of the Company's clients or contractors.
3. What to report
You may file a report to the Company’s whistleblowing system regarding areas specified in art. 3 item 1 of the Law, including:
- corruption;
- Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism;
- environmental protection.
The whistleblower system cannot, in general, be used for expressing dissatisfaction with salary levels, minor violations such as violations of guidelines regarding smoking and less serious workplace conflicts and disagreements. Instead, the Company refers you to report such cases in accordance with the Company’s general polices.
4. How to report
If you file a report, the information listed below will generally be useful in connection with further investigation of the issue:
- A description of the issue in question, including date, place, and the name(s) of the person(s) involved;
- Any documentation or evidence concerning the violation or other information which may assist the investigation;
It is up to you whether you want to file the report disclosing your identity or anonymously. If you choose to report a case anonymously, please note that there is a risk that your report may be more difficult to investigate. Thus, it is important that you regularly follow your report on the whistleblower portal to see if the Company’s whistleblower unit has any follow-up questions to your report.
If you choose anonymity, it is important that you do not state your name anywhere in the report.
5. How we handle the issue
As mentioned above, reports can be made electronically via a web portal, Safe2Whislte, which is accessible via the intranet or internet. While submitting a report processed in accordance with this Procedure, choose that the internal report concerns the Company, by indicating that the violation occurred at the Polish Company.
A whistleblower unit within KK Group receives all reports and passes them to the Company.
The whistleblower unit at the Company consists of authorised member of the Company’s management board.
Reports concerning a member of Company’s whistleblower unit will be processed by another member of management board of the Company.
After the KK Group's Whistleblower Unit forwards the report to the Company, the Company's Whistleblower Unit performs an initial assessment of the report. In particular, it verifies whether the notification relates to a violation subject to consideration in accordance with this Procedure. If the preliminary assessment of your notification reveals that it is not subject to consideration in accordance with this Procedure, or the notification does not contain sufficient information to allow follow-up, the Company's Whistleblower Unit shall immediately inform you of the refusal to initiate the follow-up procedure, at the same time indicating the reasons for the refusal.
No later than 7 days after your report has been received in the whistleblowing system, you will receive a confirmation of the receipt of your report. You will receive a feedback no later than 3 months from receiving this confirmation. You will not receive a confirmation of the receipt of your report and/or feedback if you did not provide a contact address upon submitting your report or did not create an account on the portal to track the report.
The Company’s Whistleblower Unit shall conduct follow up actions with due diligence, in order to properly process the internal report.
6. Protection of the whistleblower
The Company does not tolerate harassment, vengeful actions, retaliation or other types of sanctions against any person who in good faith files a report.
Even if you have not made an anonymous report, your identity will be kept confidential. Your personal data , allowing to establish your identity, are not subject to disclosure to unauthorized persons, except with your express consent.
You may not knowingly report incorrect or misleading information through the whistleblower system. Persons who report in bad faith are not protected by this whistleblowing policy and the Law and may be subject to employment law sanctions, including possible dismissal.
7. Duty of confidentiality and personal data protection
The Company’s whistleblower unit is subject to a special duty of confidentiality. Further, any person who is involved in the investigations of a report will be subject to the same special duty of confidentiality in regard to any information that has or is subject of the investigation of the report received through the whistleblowing system.
The conduct of activities under the Whistleblowing Policy involves the processing of personal data. General information on the processing of personal data in connection with the conduct of activities under the Whistleblowing Policy is available below.
The data controller of the personal data (“Data”) processed in connection with the submission of a report under the Whistleblowing Policy is the Company (“Data controller”). For matters related to the Data, please contact the Data controller at the indicated address of its registered office, by email at: GDPR@kkgroup.com. The Data is processed for the purpose of verifying the report and following up on the report. The basis for the processing of the Data is Article 6(1)(c) of the GDPR (legal obligation) and in some cases Article 6(1)(f) of the GDPR (legitimate interest of the Data controller to conduct an internal investigation). In some cases, the basis for processing Data is Article 6(1)(a) GDPR, i.e. voluntary consent to process Data. In case of disclosing special categories of Data (e.g., concerning health), the legal basis for processing the Data is, depending on the circumstances, Article 9(2)(b) GDPR (processing necessary for the fulfillment of obligations and exercise of specific rights in the field of labor law, social security and social protection), Article 9(2)(f) GDPR (processing necessary to establish, assert or defend claims) or Article 9(2)(g) GDPR (processing necessary for reasons of important public interest). The Data controller may also, if necessary, process the Data to establish, assert or defend claims, which is a legitimate interest of the Data controller. The basis for the processing of Data is Article 6(1)(f) GDPR or Article 9(2)(f) GDPR. Provision of Data is voluntary. With regard to Data that is not obtained directly from the data subject - Data will be obtained from the whistleblower, the subject of the report, witnesses, as well as a result of investigative activities conducted by the Data controller. The Data will relate to matters related to the report and the violation referred to in the report. In particular, they may relate to acts and omissions, the time and place of acts and omissions, interactions with other persons, the manner and extent of use of service tools, including software and IT systems, interactions with other entities, including those external to the Data controller. Data may be transferred to entities that provide services to the Data controller, including IT service and solution providers, external advisors, auditors and/or experts, legal service providers (legal advisors), as well as entities belonging to the same capital group as the Data controller, if permitted under applicable law. Personal data that are not relevant to the processing of the report are not collected, and if accidentally collected, they are immediately deleted. The deletion of such personal data shall take place within 14 days after it is determined that it is not relevant to the case. Personal data processed in connection with the receiving of a report or follow-up actions and documents related to the report are retained by the Data controller for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of the proceedings initiated by those actions. The Data controller deletes the personal data and destroys the documents related to the report after the expiration of the retention period - this does not apply if the documents related to the report are part of the files of pre-trial proceedings or court or administrative court cases. Personal data and other information in the register of internal reports are retained for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of the proceedings initiated by these actions. As the Data controller processes the Data, data subjects have the following rights: to object to the processing of the Data, to request access to the Data, rectification, erasure or restriction of processing, and the right to data portability. The ability to exercise the above rights may depend on the basis for the processing of a given category of Data. In addition, to the extent that the Data controller processes Data on the basis of consent, the person whose Data is processed has the right to withdraw it at any time by contacting us in writing or via e-mail - contact details are indicated above. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing that took place before the withdrawal of consent. You also have the right to lodge a complaint to the supervisory authority (i.e. the President of the Office for Personal Data Protection). Data is not processed in a manner that is related to automated decision-making, including profiling. Data will not be transferred outside the European Economic Area.
*****
Please contact us (e-mail: MB_Whistleblowing_questions@kkgroup.com) if you have any questions about the Whistleblowing Policy. This e-mail address is not intended for reporting violations.
Nothing in this Policy shall prevent or preclude you from reporting set forth in the Policy to the relevant national public authorities and, where applicable, to the institutions, bodies and organizational units of the European Union, in accordance with the principles set forth in the Law and applicable provisions of EU law.
The Ombudsman (RPO) shall be the central authority competent to receive external reports of violations of the law in the areas specified in this Policy, preliminarily verify them and forward them to the public authorities competent for follow-up. Up-to-date information on how and how to make external reports can be found on the websites of relevant public bodies, including the Ombudsman.
You may make an external report without first making an internal report under the terms of the Policy. However, the Company encourages the use of internal reporting channels first, as the Company is committed to conducting business in an honest and ethical manner and in accordance with applicable laws, and in most cases the issue of violations can be effectively resolved internally